A finales de octubre pasado, empresarios, personalidades de la farándula y representantes de numerosos medios de comunicación se reunieron en un evento promovido por Servientrega y Efecty que fue anunciado como Noche de Hadas, nada parecido habían vivido los asistentes; en medio de la noche, colegas y amigos se empezaron a encontrar en un espacio fantástico por el que se paseaban faunos, duendes, gnomos y por supuesto hadas. Pero además de la fantasía que envolvía a la sede principal de la compañía, apareció en medio de la noche Robert Kiyosaki, autor del best seller Padre rico, Padre pobre, e hizo vivir al público una experiencia sensorial que según los asistentes fue inesperada, memorable, difícil de olvidar, que valió la pena. En fin, esta no es la primera vez que Servientrega invita a una noche de estas características; la compañía celebrará el próximo 3 de diciembre su aniversario número treinta y dos y desde hace más de 15 años tiene por costumbre realizar eventos temáticos para reunir a personajes nacionales y proporcionarles experiencias de esparcimiento.

Luz Mary Guerrero cofundadora y presidenta de Servientrega dijo que cada año la organización generaba espacios culturales, sociales, económicos y deportivos y la Noche de Hadas, era uno de ellos creado por su centro de innovación; explicó además que en esta oportunidad se inspiraron en la naturaleza, el bosque y en la huella verde que todos debemos empezar a dejar. Y complementaba este objetivo el rendir un homenaje a su hermana Purificación Guerrero quien había sido el hada de su Familia.

…Pero ¿qué hay detrás de un evento como estos, qué hay tras la experiencia que vive un invitado, cómo se ve impactada una marca usando herramientas como esta dentro de una estrategia de comunicación? Estas son 15 respuestas que encontramos y esperamos que les sean útiles cuando estén pensando en programar un evento o planear una estrategia que lo involucre.

15 puntos para recordar sobre un evento dentro de la estrategia de marca

1. Los eventos corporativos hacen parte de la estrategia de comunicación prevista en los planes de marketing de una empresa.
2. Los eventos pueden ser usados para ayudar a reforzar la imagen de la empresa a nivel interno y externo.
3. Es ideal que la marca solo recurra al evento como herramienta cuando tiene algo que comunicar.
4. La organización del evento y las acciones que se realicen para su celebración, deberán centrase en los valores de la marca y en transmitirlos.
5. Los eventos son más exitosos cuando son capaces de transmitir emociones y experiencias únicas.
5. Hoy, un evento experiencial es más exitoso cuando transmite el valor de una marca que cuando tiene como objetivo vender un producto.
6. Son básicamente dos los motivos por los cuales se elige un evento: 1. Suscitar el interés de los medios, y 2. Fidelizar a los clientes.
7. Creatividad e innovación son los dos más importantes requisitos para conseguir un evento exitoso.
8. La forma en que nos estamos comunicando más el uso de las redes sociales incide en la necesidad de crear espacios para proporcionar anécdotas que acompañen la presencia de una marca en la mente del consumidor. Los eventos proporcionan anécdotas que se comparten de forma orgánica.
9. Además de la experiencia sensorial que debe brindar el evento, un consumidor quedará doblemente impactado si tras haber participado en este siente que el evento le aportó algo nuevo en su vida.
10. El impacto mediático de un evento solo se multiplica en la medida que exista una estrategia de comunicación efectiva que involucre medios tradicionales y redes sociales, en el segundo espacio debe ser exigente y minuciosa en la comunicación pre, durante y post. Las acciones activas durante las tres etapas son absolutamente necesarias.
11. El buzz de un evento se consigue cuando se impacta a los invitados con experiencia y entorno sorprendente e innovador.
12. El primer mayor impacto y diferencia entre un evento y otro tipo de comunicación es “el contacto personal”, “el relacionamiento personal”, vivimos una época mediatizada en la que a pesar de tener innumerables canales para comunicarnos, no tenemos espacio para el contacto personal, esta es tal vez la mayor de las cualidades de un evento.
13. El segundo mayor impacto entre un evento y otro tipo de herramienta de comunicación de marketing es la capacidad de tener al consumidor como protagonista total de la comunicación, su experiencia y vivencia es más relevante que lo que le pueden transmitir otros.
14. El check list para un evento exitoso: 1. Objetivo de comunicación. 2. Planeación. 3. Presupuesto. 4. Elección de fecha. 5. Cronograma estricto. 6. Creatividad e innovación en cada aspecto. 7. Planeación de los momentos experienciales. 8. Planeación de la actividad de entrega y/o aporte al consumidor. 9. Excelencia en proveedores. 10. Elección del público. 11. Logística.
15. En todo evento la marca se debe anteponer a toda ejecución, debe ser la marca el eje sobre el cual se construye el evento, si el evento se conecta con la marca en cuanto a propósito, valores, y objetivos de largo plazo, estará cumpliendo su misión.

Bogotá, noviembre de 2014.
Autor: Adriana Prieto Herrera, periodista, publicista.

Fuentes:
1. Servientrega, Efecty, departamento de prensa.
2. Fotografía: Departamento de prensa Servientrega, Efecty.