En el mes de marzo la ANDA Colombia, con la colaboración de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), invitaron a los afiliados a un taller de capacitación acerca de la Importancia del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) para las empresas. Esto teniendo en cuenta que el 30 de junio vence el plazo de inscripción de la información.

A continuación, compartimos las respuestas de la Superintendencia de Industria y Comercio a las principales inquietudes de todos los interesados:

¿Por qué es importante tener en cuenta el RNBD en las empresas?

El Registro Nacional de Bases de Datos es el Directorio Público de bases de datos que contienen información personal, lo cual no implica que allí se deposite ninguna base de datos. Como su nombre lo indica, es una herramienta de consulta pública para todos los ciudadanos en la que es posible conocer información sobre la forma como efectúa el tratamiento de datos personales una empresa o entidad específica, el tipo de información personal que aloja en sus bases, la finalidad para la cual recoge esa información, la política de tratamiento de datos personales que ha adoptado y los canales o medios que ha dispuesto para recibir peticiones, consultas o reclamos de los titulares, entre otras cosas.

El Registro es la principal herramienta de supervisión que tiene la Superintendencia de Industria y Comercio para ejercer la vigilancia y garantizar que en el manejo y administración de los datos personales se respeten los derechos de los ciudadanos. Lo anterior, en la medida que permite identificar cuáles bases de datos tienen mayor riesgo y priorizar los esfuerzos de supervisión.

Adicionalmente, viene cumpliendo la función primordial de crear conciencia en las empresas sobre el manejo adecuado de la información personal contenida en sus bases de datos, lo que ha llevado a que al interior de estas se genere una cultura de la protección de datos personales, permitiéndoles organizar sus bases de datos, hacer inventario de su información personal, determinando la cantidad y tipo de datos que mantienen, administran y usan y, sobre todo, evaluando los riesgos que puede correr la información en cada uno de los procesos internos de la compañía o cuando, por alguna razón, se comunica a terceros.

Este registro funciona no solamente en Colombia, también existe en otros países como España, Perú, Argentina y Uruguay.

¿Cuáles son las herramientas que ha dispuesto la SIC para que las empresas puedan conocer en detalle el paso a paso del proceso de RNBD?

En la página de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales” hay un enlace al Registro Nacional de Bases de Datos, donde se puede encontrar la ayuda necesaria para inscribir las bases de datos.

Allí se encuentran publicados el Video Tutorial, el Manual de Usuario y un enlace a Preguntas Frecuentes que le permite a los Responsables conocer, no solo el paso a paso del Registro, sino también más particularidades del mismo y algunas definiciones legales necesarias para iniciar y concluir exitosamente el registro de las bases de datos.

Adicionalmente, los ciudadanos pueden comunicarse a la línea gratuita nacional 018000-910165 o al contact center (571) 5920400, donde personal capacitado le ayudará a resolver dudas puntuales y recibir asesoría personalizada en el paso a paso.

Cabe mencionar que la SIC realizó y continúa realizando gran cantidad de capacitaciones a nivel nacional, explicando los pasos para el registro de bases de datos y absolviendo inquietudes de los empresarios. Periódicamente se están llevando a cabo capacitaciones en las instalaciones de la entidad en Bogotá, cuyas fechas y programación son comunicadas al público oportunamente y, con el apoyo de las diferentes Cámaras de Comercio del país, se organizan capacitaciones en las regiones.

¿Los datos registrados en el RNBD estarán disponibles para consulta pública?

Cualquier ciudadano puede consultar la información registrada en el RNBD, que le permitirá conocer cuántas bases de datos tiene una empresa, la finalidad de esas bases de datos, los canales que puede utilizar para presentar peticiones o reclamos, la política de privacidad adoptada, el tipo de datos que contienen esas bases de datos y las transferencias y transmisiones realizadas.

¿Cuál es la diferencia entre Encargado y Responsable del Tratamiento?

El Responsable del Tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

El Encargado del Tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Vale la pena aclarar que para efectos de la normativa sobre protección de datos personales el Encargado del Tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa Responsable del Tratamiento, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra la base de datos, este último no un Encargado del tratamiento en los términos de la Ley.

¿Es necesario volver a registrar una base de datos a la que se le haya hecho una copia de seguridad?

Si la copia de seguridad está en el mismo servidor, podría considerarse que es una misma base de datos, siempre y cuando se mantenga la misma estructura y la información se actualice periódicamente, de acuerdo con la política de copias de seguridad definida por la empresa. En este caso, no habría lugar a efectuar un nuevo registro. Ahora, si la copia de seguridad se encuentra en otros medios, como discos, cintas, USB, o servidores externos, se considera una base de datos distinta que deberá ser registrada de forma independiente.