Una escasa cultura de reclamo y la mala actitud son factores que alimentan el problema.

En lo que va corrido del presente año, y tras más de 70 conferencias sobre el tema del servicio al cliente, una y otra vez les he pedido a los asistentes que me enumeren las cinco mejores empresas de servicio en el país; empresas emblemáticas, aquellas que hacen que el cliente desee trabajar o tener una empresa así algún día. El resultado es que nunca antes de diez minutos logro siquiera una lista de cuatro empresas nacionales que sobresalgan de manera clara y contundente en el tema. Acto seguido, pregunto por las cinco peores en servicio y el listado se vuelve, por decir lo menos, interminable. ¿Por qué?


Aunque parezca evidente, dentro de las empresas aún no se ha comprendido la verdadera dimensión del servicio al cliente y, a pesar de que en múltiples ocasiones se suele usar el lema 'sus deseos son órdenes', son pocas organizaciones las que en realidad desarrollan estrategias integrales para tratar al cliente como la máxima autoridad de la compañía.
Sin embargo, no podemos asumir que el problema del servicio tiene que ver exclusivamente con las empresas, porque la responsabilidad, en una alta dosis, también es de nosotros como usuarios. En general, somos clientes mediocres, nos hemos vuelto conformistas, ya no nos quejamos, porque a pesar del pésimo servicio de muchas empresas, uno no toma decisiones contundentes y continúa como cliente aunque le presten un mal servicio.


Ejemplos infinitos. Piense en la llegada al aeropuerto. Es impresionante cuando la gente llega a registrarse para un viaje y la funcionaria del counter le dice al pasajero que el vuelo tiene 20 minutos de retraso, ¡y la gente ni siquiera se inmuta o se pregunta por qué! Piense en el ejemplo de los taxis: cuando los pide por teléfono y le dicen que en un máximo de diez minutos el vehículo estará en la dirección solicitada, pero pasa casi media hora y nada; sin embargo, al día siguiente usted nuevamente está llamando a esa misma empresa. Así podríamos continuar mencionando ejemplos. Nuestra falta de contundencia también hace que el servicio sea mediocre.


Y es que este no es un tema de las empresas, el servicio es un tema de la vida. Todos en algún momento debemos interactuar con otra persona en busca de una solución: al usar TransMilenio, al ir al supermercado, al entrar al restaurante. Si esa es la realidad, ¿qué sucede entonces?
Mirar a donde se juega todo
Aparte del tema individual, las empresas tienen otro 50 por ciento de la responsabilidad, y es que la mayoría de las organizaciones se dedica más a hacer grandes planeaciones estratégicas para los próximos cinco años (lo cual en absoluto está mal) que a evaluar de manera concreta las condiciones en las cuales el cliente está recibiendo el servicio. Así, mientras los gerentes se devanan los sesos analizando las condiciones del mercado y la crisis económica, el cajero del banco, el mesero del restaurante o la cajera de la aerolínea están cometiendo todo tipo de atropellos en contra del cliente o, simplemente, prestando un servicio mediocre. Si los directivos no entienden dónde se define el servicio al cliente en la vida real, de nada sirven los esfuerzos estratégicos que hagan las empresas. Si la prioridad es el cliente, es allí donde nos debemos enfocar, donde debe estar la prioridad.


El segundo tema tiene que ver con los procesos. Piense en cualquier trámite que usted desee adelantar. El más sencillo: obtener información en una compañía de teléfonos celulares. Usted llama al call center, le dan 20 opciones y mientras se sumerge en el laberinto de posibilidades se demora entre cinco y diez minutos para poder hablar con una persona. Otro ejemplo. Trate de redimir unas millas para sus viajes, o de cambiar de operador de celular. ¿Alguna vez terminó de buen genio una diligencia como estas? Seguramente no. La razón es muy simple: por lo general los procesos se diseñan de adentro hacia afuera y no de afuera hacia adentro. Es decir, se desarrollan para beneficio de la empresa y no del cliente. El número de cajeros que hay en un banco (que por lo general es pequeño) está dado por lo que le conviene a la entidad en términos de contratación y de gastos, y no por la idea de entender las necesidades y horarios del cliente.


Para rediseñar un proceso, al primer actor que se debe involucrar es al cliente. Sin embargo, en la mayoría de los casos, ni siquiera es consultado.
El tercer tema tiene que ver con la estructura de la organización. Seguimos pensando que las personas más importantes de la empresa son el presidente y el vicepresidente, y desconocemos que los niveles de servicio de las empresas se miden en las áreas de contacto con el cliente: en la recepción, en la caja. Y es por ello por lo que la organización debe hacer todo lo que esté a su alcance para permitir a estos empleados realizar su tarea de manera eficaz.


El 'genio' que todo lo paraliza
No obstante, existe un esquema de valores que juega en contra de esa estrategia: muchos gerentes siguen pensando que entre más decisiones toman son más importantes. Por ejemplo, cuando alguien les pide apoyo con una herramienta como un teléfono o un computador, en vez de agilizar la compra del aparato, ponen trabas, exigen varias cotizaciones y cuatro semanas de plazo para analizar la adquisición. Este tipo de gerentes no han entendido que el poder radica justamente en permitir que sus colaboradores crezcan y tomen decisiones por sí mismos. Facultar a los colaboradores para la toma de decisiones es una de las variables críticas del éxito en la actualidad.
Un talento que hay que buscar
Y, finalmente, el tema del talento humano, en el cual confluyen varios procesos. Recientemente, en una conferencia con expertos en el tema de reclutamiento de personal, se llegó a la conclusión de que en los próximos 10 años el talento de mayor requerimientosería la actitud de servicio. Por otra parte, en una encuesta se encontraron las razones por las cuales los clientes abandonan las empresas: el 1 por ciento, porque muere; el 3 por ciento, porque se muda; el 14 por ciento, porque cambió de hábitos; el 17 por ciento, porque está insatisfecho con el producto y el 68 por ciento de los encuestados, porque está insatisfecho con la actitud de los empleados.

Hoy, como nunca antes, la actitud de los funcionarios es la variable crítica del éxito. El servicio es una pasión que se tiene o no se tiene. Hace parte del ADN, y en eso no se pueden equivocar las organizaciones. Las habilidades técnicas se adquieren y desarrollan, pero la actitud no.Lo segundo tiene que ver con los procesos de selección. Seguimos haciendo la típica entrevista general, en la que prevalecen preguntas tan simpáticas como: ¿y usted cómo trabaja bajo presión? En este tipo de procesos se debe simular. Si busca a alguien de atención al cliente, haga juegos, simule un hecho real y ahí podrá observar la verdadera capacidad del candidato.En cuanto al proceso de inducción, los eternos manuales largos y aburridos no son una opción. Contienen una información inútil en la cual lo único que no se incluye es la prioridad estratégica del servicio al cliente. Las empresas deberían concentrarse en ese día o semana o mes solamente en el tema del servicio.Por último, la evaluación de desempeño debe concentrarse en lo que es importante para el cliente y no para la empresa exclusivamente. Las organizaciones no deberían desgastarse evaluando el cumplimiento del horario, la presentación, sino lo verdaderamente representativo: cuál es el nivel de satisfacción con el servicio que cada quien, desde su puesto de trabajo, le brinde a su cliente.

En resumen, en el servicio al cliente se trata de abrir la estructura de la compañía hacia el público: desde los procesos, los criterios de selección, los sistemas de quejas y sugerencias y la capacitación de los colaboradores; debe dejar de ser una máxima impresa en una cartelera, y convertirse en una práctica diaria en la cual el cliente es quien guía las decisiones trascendentales que se toman en la organización.

GABRIEL VALLEJO LÓPEZ
Para EL TIEMPO